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武勘公司:致远大中台赋能小前端 助力公司全业务数字化

过去我们提到国企,往往认为其信息化建设较慢,企业运营效率较低。但是在数字化的今天,国企已经成为改革先锋,成为数字化时代的弄潮儿。

成立于1950年的武汉市勘测设计研究院(后更名为武汉市测绘研究院,并于2012年4月26日分立成立武汉市勘察设计有限公司),至今已有近70年的发展史,但是面对全球数字化浪潮,这家历史悠久的国企却表现出年轻互联网公司的活力。虽然其数字化起步较晚,2017年改制完成后才正式启动,但是与致远互联合作,仅用了4个月时间,就完成了数字化管控落地,进程之快令行业瞠目。

两大选型硬指标

在岩土工程行业,武勘公司规模不大,目前只有418名员工,但是实力不菲。据悉,公司拥有高新技术企业综合类甲级资质及测绘类甲级资质等行业内更高的资质,其业务种类覆盖了工程建设从起点到终点的全业态,包括测绘工程、勘察、岩土设计、基础工程、工程检测、软件工程、代理咨询等,形成闭环部署。因此,全业务覆盖成为武勘公司数字化建设的首要目标。

对此,武勘公司信息与创研中心主任刘艳敏在接受采访时谈到,“前期选型确实费了不少周折,在选定致远互联之前,我们花了将近半年的时间调研考察。最后选择致远互联有两大原因,,致远互联的产品确实过硬。在前期接触的时候,我们会结合各种应用场景提需求,而致远互联展示的案例极具说服力。第二,我们了解到,同行业对于致远互联的评价非常高,并认为致远互联无论是产品还是服务,都是值得信赖的。”

目前,武勘公司全业务板块都是基于致远互联协同运营平台进行搭建的,包括综合管理、生产经营、移动应用、质量安全、档案管理、项目管理、人事管理、财务管理、报表管理等九大板块。这也是武勘公司数字化区别于其他公司很重要的一点。

数字化从管好钱、权、利开始

数字化建设实际上是一个不断平衡的过程,在这个过程中,既要在合适的节点放大系统的功用,同时也要在合适的节点让管理做一些退让,让系统能够平滑的落地应用,并且控制投入产出比。

刘艳敏介绍,在项目建设初期,武勘公司主要围绕以生产经营为主的项目管理来展开,重点管好钱、权、利。钱,就是财务管理,主要包含收付、授信、计息三方面。收付管的是钱从哪儿来,花到哪儿去,在收付过程中公司能赚多少钱;权,主要是权责管理,主要包括计划、核算、结算、清算四方面;利,主要是台账管理,分为公司台账和部门台账。其中公司台账包括税金、管理费;部门台账包括成本池、利润池。

武勘公司业务种类多达10个,下设14个生产部门,每一个生产部门都是一个独立核算的经营实体,依托公司组织关系完成自身经营。基于这种业态,公司每收到一笔钱之后,首先要完成公司和部门之间的权责划分。基于致远协同运营平台,武勘公司设置了96种钱、权、利分配比例,按照市场规则灵活地进行调配。在一级分配完成之后,再划分到部门,部门的生产成本和利润分别是多少,入到公司的管理费和税金各是多少,通过系统一目了然。

但是仅仅做到这些还不够,怎样让钱活起来,是武勘公司数字化的更高目标。岩土工程行业的资金使用有一个非常大的特点,经常需要垫付,如何做好风控就成为一大痛点。包括怎样垫付,垫付给谁,垫付多久,怎么计息,可垫付的金额,已经垫付的金额,等等。在做好风控的同时,公司还要让部门把资金更大效率的盘活,去创造更多的价值,提高资金的使用效率。

为了平衡资金使用效率和资金垫付风险之间的关系,基于致远协同运营平台,武勘公司搭建了授信管理模块,解决了生产部门资金周转时遇到的五大问题:怎么借?借多少?怎么还?怎么计息?不还咋办?

怎么借?按单个项目来借。借多少?不超过项目还需对外支付的金额;怎么还?项目收款后自动归还授信;怎么计息?每天自动计算;不还咋办?到期不还转入逾期,冻结该部分资金并以更高利率计息。

刘艳敏介绍,简单来理解就是我们给每个项目一张信用卡,它的进账储存在储蓄卡里,我们实际上是打通了不同银行之间,不同种类信用卡和储蓄卡之间的账务往来。

致远小秘书,业务限时响应神器

在财务管理方面,武勘公司每年都会有一些小笔金额,比如投标保证金,因为金额太小,具体经办人往往会忘记。财务人员每年要定期清理这些资金,以前只能打电话一个一个去催,耗时耗力。为了解决这个问题,致远小秘书上线了,它会自动提醒经办人什么时间节点做什么事,否则就会受到处罚。

在武勘公司,类似的痛点小而多,在财务部门之后,其他部门也设置了定时提醒功能。比如生产经营部门,设备年检、资质年检的定时提醒;人事部门的合同续签预警、转正预警;综合管理部门的绩效工资编制、补充工资编制;档案管理中的归档预警、借阅归还等等。

“致远小秘书实现了限时响应的全过程管理,覆盖公司的全业务范围,把公司难办、难管、难追的‘三难问题’用一种简单的方式管起来了。致远小秘书变成一个暖心的小秘书。”

在数字化建设过程当中,武勘公司还基于致远协同运营平台搭建了项目看板,把项目负责人关注的以生产经营为主的项目管理信息全部放在看板里,部门负责人可以逐层穿透到更底层来进行事项处理。比如,快到年底了,如果部门负责人发现年底的合同考核还不达标,在项目看板上就可以查看到具体还有多少合同金额是可签而没签的,到底是哪个项目,负责人是谁,他就可以逐层穿透,让项目负责人来处理这个事项。

此外,基于致远协同运营平台,武勘公司把一定的权限开放出来,比如说施工前一个业务是设计,把设计正在进行的业务经营信息开放给施工部门,施工部门就可以提前对他比较感兴趣的项目找到相应的业务部门对接,完成超前经营。再比如,以前财务部门为了统计各部门的经营报表,需要把各部门负责人召集起来开会,然后让大家回去做,往往十天半个月才能反馈。现在通过致远协同系统,各部门只需要把相应在建项目的权限,查看的内容开放给财务部门就OK了,在系统上5分钟就搞定。

数字化时代,不确定性意味着所有的行业都要被重新定义。企业应对不确定性更好的策略就是向数字化转型升级。刘艳敏表示,未来武勘公司将加深与致远互联的合作,加快数字化建设,打破各个生产部门之间的孤立状态,重构组织关系,让生产部门人员更好地融入到组织管理中,构建一种自我成长的生态型组织。


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