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Huddle Room——一种团队协作场景和工作方式

发布时间:2020-06-01 来源: 54 次浏览

团队协作的基本单元:一起做

几个人因为要做某件事情,或者商议讨论事情,凑在一起,这就是协作的原始场景。企业组织把这种模式固定下来,构建设立了办公室。人们在同一间办公室里,一起做的事情——协同工作。事实上,许多合作的项目或者事情也会分解出一些任务由大家各自独自去做作业。因此,在办公室里大家就做协作的事情,或者各自做与组织相关的自己的事情。组织规模的扩大使得办公室扩张成为办公楼、办公区。

一起做——协同工作方式:在办公室里有人招呼一声,“嗨”,“大家注意,我们讨论一下XX事情”!于是大家都抬起头,把注意力集中到一个共同的问题上,热烈发言或聆听讯息,互动合作。在办公楼道里或者操场上,有人大声招呼,“各位先生,请大家搭把手,抬一下这张桌子!”这也是协作——一起做一件事情。

一起做一件事情的场景性制约条件:几个人(或者称为个体)要一起做什么,前提条件就是每个个体都知道做什么并且同时去做,不是各自去做,这就要求大家必须同时共同出现在同一个场景中——同时共现。换言之,多个个体同时出现在同一个场景中,是协作的必要条件。这里必须搞清楚两个问题:一是“一起做一件事”与“都在做同一件事情”是完全不同的意思,前者是多个个体共同做,后者可以是多个个体分别做,方式完全不同。二是这里的“一起(共同)做”的“事情”是指一个时间上连续不可分割的任务单元,是协作的最简单、最基础单元,而在空间上则限定于协作个体之间沟通互动行为可以保持的距离之内。从物理系统的观点来考察,这样的限制条件可能也是相当尺度上可能发生协同效应的条件(当然该叙述还未能经过严格的理论计算证明)。

一起做协同工作的技术制约和发展。几个纤夫一起拉纤,一队比赛选手划龙舟、拔河比赛,几个人共同搬运重物,这样的协作场景比比皆是。显然,这些协作行为是很原始、很基础的,协作技术含量基本上限于原始人的水平。更能引人想象的可能是几只猴子联手拉倒一株野苹果树,几只狼围捕一只羚羊,为了达到这个目的,就需要协作,必须借助沟通技术来共享信息和协调行动。这里的沟通技术水平限制了他们的协作时空界限,目力所及和口耳相传——沟通通讯能力及其承载语言信息技术。

记忆、记录,从动物大脑活体发展开来,一直延伸到文字书写,更发展为磁存储、光存储到今天的云存储,使得信息能够离开人脑独立记载、传递为沟通(协作行为的前提条件)能够跨越时间-空间奠定了物理基础。

正像我们大家都非常熟悉的那样,人们的协作行为早就经由信息和通讯技术的发展而拓展了时间、空间和人数的规模。特别令人容易忽视的是协作事物从单一的一次性简单任务已发展到如曼哈顿和登月计划那样复杂的巨型系统工程。简单协作任务的基本定义为:协作过程在时间上不间断,空间上不区隔。凡是大型复杂的协作项目都是由基本协作行为参与构成的。

现在我们把目光回到最基础的协作行为单元---几个人一起做。这个协同工作的基本单元有非常普遍的现实场景:开会,小会面、小聚集,直白地说就是“一起(共同)做”。公司里随时需要,招呼几个人在一起开个小会。英文单词“huddle” 指的也是这样的协作基本单元。这个词语的灵感来源于美国传统运动美式橄榄球,熟悉超级碗的人可能知道,每场比赛开始之前,队员通常会聚在一起(huddle)商讨策略、鼓舞士气。美式橄榄球非常讲究策略和队员之间的配合,所以“huddle”这个词在英语里也有协作的意思。这使得Huddle具有了“一起做”的协同工作语义。

下面就来介绍一下基于UC&C统一通信与协作技术的一种协同工作方式—— Huddle Room。

随着视频会议在企业中应用的普及,人们开始试图寻求让视频会议技术走出传统的会议室,进入更加广泛的应用空间的途径和方法。这使得Huddle Room成了视频协作和AV领域的最热门概念之一。那么,Huddle Room到底是个什么东西?

Huddle Room是指配备了视频、语音通讯和显示设备的小型会议室或小型团队工作空间,区别于传统大型会议环境,经常被用作快速召集的小组工作会议或跨部门协作。

英文“huddle”有紧凑、聚集的意思,所以“Huddle Room”直译就是人们聚集的小会议室。Huddle Room和Huddle Space”意思相近,前者指相对封闭的空间,后者指开放式空间,不过这两个词没有明显区别,都可以代指小型会议室或小型团队工作空间。

通常一间Huddle Room最多容纳六人,不同企业对Huddle Room的定义有所差别。不过随着远程办公、移动办公的兴起,不少企业特别是中小型企业更多使用Huddle Room进行日常的商务洽谈及团队协作,因此Huddle Room目前被定义为配备了语音通讯或视频通讯的小型会议室或者小型团队工作空间,区别于传统会议室,便于营造更轻松、自由的交谈环境。

一起做——Huddle Room的发展历程

Huddle Room不是一个新概念,它所代指的小会议室或小型工作空间其实在大、中、小型公司里都普遍存在,而且数量繁多。有趣的是,人们以前经常会用“拐角处的小会议室”来形容这些空间。

与传统会议室相比,Huddle Room容易被忽略,因为传统会议室往往配备昂贵的语音及视频通讯设备、显示设备等,且占用的空间较大,因此也获得了更高的关注度。调研指出,许多公司甚至没有一份完整的Huddle Room列表。除此以外,Huddle Room这个说法不被人们所熟知的一个重要原因是,目前并没有一个明确且广泛被人接受的定义。不同的企业对Huddle Room的定义有所差别,比如:

根据用途定义:指用于协作、PPT演示及解决问题的小型会议室;

根据设备定义:指配备了显示设备及无线宽带的小会议室;

根据可用性定义:指无需提前预订、可以用作临时会议的小会议室;

根据IT人员定义:指无需IT人员支持的小会议室;

不难看出,以上只提及了Huddle Room的一个或者几个功能,不能准确概括Huddle Room的全部特点。

那么,问题来了。为什么要关注Huddle Room?其特殊意义在哪里?

美国专业会议服务独立调研机构Wainhouse Research预测,全球范围内约有3000– 5000万Huddle Room,并且保持不断增长的趋势。以Huddle Room为代表的非正式会议室和开放空间已经超越传统的会议室,成为最常用的协作和演示场所。

Huddle Room兴起代表着沿用了数十年的办公方式正在经历巨大的变化:传统的会议室仍旧是重要的演示场所,但支持丰富协作和全新工作方式的虚拟会议室、非正式会议室和开放空间将日益增多。

数据显示,全球目前约有1/3的员工使用Huddle Room进行远程办公和协作[1]  。预计至2019年底,使用Huddle Room开展多人视频会议方面的需求将会增长400%[5]  。因此,Huddle Room的关注价值在于其背后的新IT部署需求和市场,如何开发符合小型会议室空间配置、高效灵活的音频及视频解决方案是近期UC&C的一个热门话题。

在国内,Huddle Room这个说法还没有普及,所以目前没有相应的统计数据。众创空间和联合办公可以看作是Huddle Room在中国的一种落地形式,因为大部分是非正式会议室和开放空间。伴随众创空间和中小型企业的发展,国内对于Huddle Room的需求将持续加大。

全球Huddle Room数量:3000-5000万,预计至2019年底,使用Huddle Room开展多人视频会议方面的需求将会增长400%。中国范围内,Huddle Room的数量预估在1500-2000万个。

Huddle Room因其灵活、开放性受到越来越多的关注,作为传统会议室的补充,它有以下特点:

低成本:无需专门预留空间或者部署昂贵的音视频协作设备,因此在场地及设备成本上占有优势。

易用性:无需提前预订,采用先到先得原则,支持临时召集的小组工作会议或团队协作。

高效率:营造更自由、舒适的沟通氛围,让与会者可以专注于会议内容,提高协作和沟通效率。

易管理性:无需配备专业IT人员,只需在部署前期选用高效、灵活的音视频协作设备,与会人员在日常使用时便可自行操作,快速召开远程会议,节省额外的时间及人力成本。

主要用途

Huddle room使用灵活,没有固定的使用用途,但由于其特性非常适合小型团队的沟通模式,常被用于以下几种情景:

经常性小组会议:包括日常事项讨论、头脑风暴、方案演示等。

远程协作:连接异地的办公室、会议室进行视频会议或远程协作,如客户磋商、一对多点会议、跨部门协作等。

临时会议:包括临时召集的会议、与员工一对一面谈、人力专员面试等。

其他:比如用餐、午休、专注工作、个人私密空间等。

发展前景

Huddle room代表的是一个潜力巨大、生机勃勃的市场。未来的数量会不断增加,无论在国内还是全球范围。以下趋势也将进一步推动huddle room的发展:

全球化需求:

全球化现象意味着更多工作需要跨时区、跨国界及跨文化进行,企业需要既能拓展业务,又不受距离与时间显示的协作工具。因为未来统一通讯领域将带来更多支持团队协作以及内容协作的音视频工具,比如面向Huddle Room的IT部署方案。

企业需求:

当前中国正处于新一轮的创业热潮当中,创业创新类企业日益增多。此外,自2014年以来,政府出台了很多针对中小型企业的扶持政策,这些企业对工作场所的要求更加灵活,因此开放式办公空间以及气氛更为融洽的小型会议室将会更受欢迎。

对于大中型企业,Huddle Room也将成为一个不可忽略的趋势。最明显的一点,近几年来越来越多办公室采用了开放式的布局和灵活的空间设计,包括减少特定的办公位置、预留更多沙发区以及小型会客空间、将会议室直接融入到公共区域、将楼梯的位置从以往的角落搬到办公场所的中心从而创造更多交谈的机会等。以Huddle Room为代表的开放式布局和灵活的空间设计,能更好地激发员工的创造思维,提高协作和沟通效率。

年轻职场人需求:

作为80和90后的千禧一代逐渐成为现代职场主力军,在职场中有自己的沟通偏好和工作方式,并通过这些方式推动着未来办公场所的发展。

近期一份预测报告指出,78%的千禧一代希望在工作场所拥有媲美日常生活的沟通协作体验。Huddle Room凭借自身的优势,将会发挥更重要的作用。事实上,伴随远程办公、移动办公的日益普及,随时随地办公的生活和工作方式已经深入人心 —— 人们渴望在任何时间、任何地点、通过任何设备和任何网络都能实现面对面的沟通和协作。

全新的协作需求:

随时随地办公的生活与工作方式将进一步普及,工作场所的演变推动着企业设施及IT规划发生重要转变,协作办公不再局限于会议室和个人桌面,而逐步扩展至整个公司范围以及办公室以外的虚拟空间。音频、视频通信和内容共享不再只是会议室专用的技术,而开始不断渗透至办公室内外的每一处工作场所。各项工作场所上的技术创新,如屏蔽开放式办公环境的常见噪音、智能飞屏等技术将支持这个转变,并为未来的工作模式下了全新的定义。

 


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