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致远要闻 媒体聚焦 市场活动

协同管理软件与组织管理工作的信息化建设

发布时间:2020-06-03 来源: 56 次浏览

现代企业在20世纪获得了极大的发展,工业化通过工厂将劳动力组织起来,通过大规模、标准化制造大幅度提升了劳动生产率,让我们这个世界的物质财富取得了巨大的进步,而泰勒、法约尔等建立了工厂、企业的基本制度和规范,而其中比如计件工资制度的推广,使得工艺卡片、产品计件卡片和车间统计与生产管理相结合,形成了管理层(最初就是工头,今天来看是非常初级的),而管理上的计划、组织、控制与协调,严重依赖于一张张填写的卡片和统计报表,直至今天为止,生产性工厂的车间日报表都是基本的管理方法与体系。

由此对应的信息化建设,基于卡片信息的工业基础管理成型,而之前我们基于财务核算的复式记账法产生了对企业的收入来源、支出的归类,并对企业的资产与成本进行了核定。这些虽然没有使用今天的计算机,依然是信息化对管理的贡献。

马克斯.韦伯从组织管理的视角,应用中华帝国的官僚体制形成了现代企业、公司的科层制结构,通过部门分工、命令链与汇报链、管理幅度与管理层级、授权与分工、部门化与专业化等解决了如何大规模将人力组织起来以实现更大规模的生产组织和社会组织的问题。基于职业分工,各类报销单据、业务任务分派单据、计划的标杆应运而生,产生了基于组织管理的方法和手段,从而实现了跨越直接指挥的跨层级的组织管理体系,在这方面,除了协同信息化以外,基本上还没有看到纯粹的管理软件做支撑,基于命令、汇报、任务分派,各种的问题解决团队的工作方式,以及各类工作、业务的协调的跨部门与层级的组织与业务相结合的制度得以发展,比如财务报销、人力资源管理、项目管理、销售管理等等各类活动得以有序展开。

对于企业经营、社会组织、政府人员的发动能力还有很重要的一个方面即人员动机的激励问题,这成就了二十世纪人力资源和企业管理的研究与发展,形成了客户、股东、员工、政府的一种分配机制问题。政府主要是税收,而如何激励员工提高劳动生产率和工作质量,分配机制及如何落实这些分配机制的考核成为了人力资源研究,以及很多经济学研究的重点。传统的人力资源理论重点将人作为资源,根据其贡献的大小进行收益的分配作为激励,而现代组织行为学认为人在组织中工作不仅仅追求经济收入,还将工作中的人际关系、组织的文化氛围以及被组织关注作为社会激励,实现更大的幸福感与效率的提升。

虽然政府、公共事业单位并不以追求组织经济效益为中心,但社会的进步与公共环境的发展却是这些组织的核心,组织中的人依然是以薪资激励和社会激励为主,政府作为更大的科层制组织,在依法也就是依制度办事方面比企业效用更高。

协同软件如何完成组织信息化的资源组织,有序地将组织的工作活动和业务活动连接起来呢?

协同通过流程翻译制度,或者将制度变成电子的信息化,并互联网化,解决依据制度的有序工作活动的连接问题,并通过将组织管理的各类卡片(在致远协同中称为表单)变为互联网可以识别的html格式、word格式等多种形式,从而实现对活动有序衔接的内容的问题,简单地说就是通过将我们谈话、面对面纸质的签批变成互联网的组织级审批,形成以流程、表单串接的有序的信息系统。

信息系统的基础支撑依然回归到组织架构本身,组织中的单位、部门、岗位对人的角色进行了定位,形成了组织分工中的工作职能定义和目标的约束,通过职务级别完成了人在组织中的“地位”的确认,与以上组织要素相结合,实现以组织职能定义、角色定义的组织人的转化,以组织角色要求组织制度所规制的工作活动、业务活动,组织这架虚拟的机器得以运转,可以称之为运营化的组织。

组织的流程既有跨部门协作的,也有基于组织中职能、业务的特征的纵向的汇报、审批链条,跨部门协作通过团队和业务流程得以实现,不如客户服务需要多部门协作,这在企业和政府中都非常常见,而职能工作比如财务费用的差旅、招待费用的报销,职员的入职、升迁、离职、调动的审批与制度管理,这些都得以有序、有效的执行,使得制度的执行本身脱离了人的羁绊,能够大幅度提升单个流程效率的同时,更是大幅度降低了因为个人的人情事故、职位与关系的权力放大,将权力通过制度的笼子管理起来。

组织的架构、制度流程本身的建设是根本,这些是组织存在的必须,而制度规范的执行是协同信息化的价值之所在。比如,组织的层级过多势必带来审批的流程过长,组织的整体效率降低,而组织的层级取决于职业经理人的管理能力、管理意愿以及信息流转代价约束的管理幅度,信息化系统通过信息的有效、高质量提供、瞬间送达的信息送达速度、分时异地的信息交互的支撑,可以较大幅度地提升管理幅度,从而压扁组织的管理层级,可以在组织层面提升组织效率,从而产生了所谓的扁平化组织的可能性。

传统的协同管理软件聚焦于工作,以运营管理为主要的协同信息化效率提升的领域,随着协同信息化水平的提升、互联网技术特别是移动技术的发展,组织针对业务领域的协同发展非常迅速,这是致远协同管理软件CAP希望去回答的问题。

经过多年的发展,无论政府还是企业,信息化系统已经不少了,如何让软件之间协同起来,让软件之间能够基于组织管理的基础模型实现跨系统的连接,将是这个阶段需要研究的命题,如果能够让软件之间能够自动连接,实现软件之间的协同,将大幅度提高组织信息化的能力与水平,提升组织的协同效率。

另外一方面,管理的成本不仅仅是信息化成本,组织管理的效率提升依赖于组织人员的职业素养水平,对规则、制度的认同,以及对于组织激励包括社会、文化激励的有效应用,这些是在组织实施协同信息化中应该去注意的问题。

 


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